Parlare è facile, capirsi è un’arte.
Ci sono persone con cui ti è più facile intenderti ed altre con le quali ti sembra di parlare un’altra lingua.
Come mai?
Possono esserci molte ragioni, ma al netto della volontà di capirsi, che non è mai scontata, potrebbe esserci di fondo una differenza di paradigma.
L’errore più comune che puoi commettere è di dare per scontato che il tuo interlocutore funzioni come te, e quindi parli la tua stessa lingua.
Se però hai il sospetto di trovarti davanti a qualcuno che forse funziona diversamente da te, allora possono esserti molto utili le Neuroscienze per comprendere il suo stile di comunicazione e sintonizzarti con la sua “Porta di Entrata”, usando le sue Parole Chiave ed evitando le sue Parole Killer.
Quando incontri una persona che funziona secondo un paradigma molto diverso dal tuo scopri che:
- vede il modo da un’altra angolazione,
- ha motivazioni e valori distinti dai tuoi,
- ragiona proprio in un modo diverso,
tutte queste differenze si riflettono anche nel vostro stile di comunicazione.
E’ come parlare lingue diverse, e questo può portate ad incomprensioni, fraintendimenti ed a volte a conflitti.
Sarebbe utile comprendere comprende come funziona l’altra Persona e sintonizzarsi sul suo stile di comunicazione.
Lo chiarisco con un esempio concreto.
Si tratta di conversazione in azienda tra il DG ed una sua dirigente, responsabile di un intero settore aziendale.
La dirigente sta segnalando al suo referente aziendale (il DG) la sua necessità di avere maggiore chiarezza sul suo ruolo, le sue responsabilità, su che cosa si aspetta da lei l’azienda.
Dirigente:
“Senti io ho bisogno di sapere con precisione da te cosa devo fare, cosa ti aspetti da me, in cosa consiste concretamente il mio ruolo in azienda…”
La risposta del DG a questa domanda è immediata:
“Per me tu devi occuparti di tutto!”
Non è uno scherzo. La conversazione cui ho assistito è andata proprio così, e ci può anche stare se la risposta del DG non avesse poi scatenato una reazione tutt’altro che desiderata da parte della dirigente.
Quale era lo scopo del DG nella sua comunicazione? Lo ha raggiunto?
Se il suo fine era di stimolare una reazione nella sua dirigente provocandola, allora ha avuto successo e la sua comunicazione è stata efficace.
Se invece il suo obiettivo era quello di aiutare la sua dirigente a chiarirsi le idee, allora qualcosa non ha funzionato, dato che la risposta ricevuta non ha per niente soddisfatto il bisogno manifestato.
La comunicazione vista dalla prospettiva delle neuroscienze
Possiamo comprendere meglio l’accaduto se guardiamo allo scambio tra queste persone considerandolo dalla prospettiva delle neuroscienze e delle loro rispettive Porte di Entrata.
Le Porte di Entrata sono le preferenze cognitive personali, le modalità preferenziali di funzionare ed usare le risorse del cervello; da questo discende il nostro stile di comunicazione, manageriale, di leadership, di vendita, …
Il DG ha un forte Porta di Entrata da INNOVATORE che lo porta ad una comunicazione prevalentemente sintetica, di poche parole con molti impliciti, per lui è tutto ovvio, evidente, scontato, dice: “devi fare tutto!”
È la sua sintesi, forse sotto intende cose come: mi fido di te, ti stimo, so che sei capace, ti lascio grande autonomia.
Dal suo punto di vista ha detto tutto, e se si stesse rivolgendo ad una persona che funziona esattamente come lui stesso, ovvero con la sua stessa Porta di Entrata, i due forse si capirebbero alla perfezione (forse).
Ma la sua dirigente ha una prima Porta di Entrata di tipo SPECIALISTA, per lei la comunicazione deve essere precisa, circostanziata, esatta, ogni singola parola ha ben preciso peso e significato, “A” vuol dire “A” e non altro.
Con un simile modo di funzionare come può venire ricevuta la comunicazione del DG?
Oltre al contenuto, quale messaggio sta portando la comunicazione del DG a chi la riceve da una prospettiva diversa chi l’ha emessa?
Cosa capiamo da questo esempio?
E’ chiaro che i due non usano lo stesso stile di comunicazione, per questo per loro è difficile capirsi: è come se parlassero due lingue diverse.
Quando ti rivolgi ad un’altra persona utilizzi senza rendertene conto il tuo modo di comunicare naturale, ovvero frutto del tuo paradigma prevalente (della tua Porta di Entrata principale).
E’ il tuo stile di comunicazione naturale.
Inavvertitamente stai dando per scontato che il tuo interlocutore funzioni esattamente come te. Ma è così?
E se non è così cosa puoi fare di diverso?
Come sintonizzarsi all’interlocutore
Una volta che capisci quale è il paradigma del tuo interlocutore quello che puoi fare è di sintonizzarti per aumentare la tua efficacia.
Questo vuol dire utilizzare il suo stesso stile comunicativo.
In particolare ci sono Parole Chiave che aprono la comunicazione e facilitano la sintonizzazione, parole che quando la Persona ti sente pronunciarle immediatamente la predispongono all’ascolto, perché stai usando il suo vocabolario.
Le Parole Chiave che puoi utilizzare con le diverse Porte di Entrata:
INNOVATORE = soluzioni, proposte, prospettive, cambiare, Idee, connessioni, networking, strategia, visione di insieme.
SPECIALISTA = risultati, obiettivi, performance, dati, quantitativo, fatti, obiettività.
RELAZIONALE = insieme, team, benessere, armonia, comunicazione, scambio, relazione, aiutare
PRATICO = regole, procedure, passo passo, pianificare, programmare, dettagli, sicurezza
Allo stesso modo ci sono parole invece che contribuiscono a chiudere la conversazione, parole che per il vostro interlocutore sono come il fumo negli occhi, cose che non vorrebbe mai sentirsi dire, perché non corrispondono non solo al suo vocabolario ma nemmeno al suo modo di pensare, ai suoi valori: sono le Parole Killer.
Le Parole Killer che è bene evitare con le diverse Porte di Entrata del tuo interlocutore, sono:
INNOVATORE = non si può fare, si è sempre fatto così, è impossibile, …
SPECIALISTA = non ho capito, non ho i dati, non lo so, non lo sapevo, hai torto, …
RELAZIONALE = non ho tempo per ascoltarti, i modi non contano, non mi importa, non mi interessa, …
PRATICO = cambiamo tutto, non c’è tempo, non ho fatto in tempo, ho fatto tardi, i dettagli non sono importanti, …
Un primo passo per una comunicazione più efficace è evitare le Parole Killer e sfruttare le Parole Chiave che corrispondono alla Porta di Entrata del tuo interlocutore.
Chiaro che non è sufficiente, occorre adattare maggiormente la tua comunicazione a quella del tuo interlocutore, ecco come puoi fare:
- ascolta attentamente, cosa dice, come lo dice, per riconoscere la sua Porta di Entrata
- riformula i tuoi argomenti sintonizzandoti su cosa motiva la sua Porta di Entrata
- usa le Parole Chiave ed evita le Parole Killer
Ancora una volta quindi abbiamo la conferma che per comunicare bene occorre ascoltare tanto.
E tu sai riconoscere e sintonizzarti sulla Porta di Entrata del tuo interlocutore?
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Riferimenti bibliografici:
* Neurofitness, Katherine Benzinger, ed. Le Lettere