Dove va spontaneamente il tuo focus?
Quali attività ti esauriscono e quali invece ti ricaricano?
Come fai a bilanciare la tua produttività con le tue energie?
In un mondo ideale preferiresti forse occuparti solamente di alcune attività manageriali: quelle preferite, quelle che ti piace maggiormente svolgere e ti vengono più facili, anzi sembrano ricaricarti di energie.
Nel mondo reale invece, oltre queste devi anche svolgere compiti che ti risultano più faticosi, che ti sono meno congeniali e sembrano richiederti un dispendio di energie maggiore.
Come puoi fare per svolgere le une e le altre rimanendo produttiv@ senza esaurire tutte le tue energie?
E’ chiaro infatti che la quantità di energia a disposizione nel corso della giornata non è illimitata, puoi ovviamente reintegrare le calorie consumate, ma si tratta anche di energie mentali, ed hanno più a che fare con la tua capacità di mantenere vigile la tua attenzione e con il senso di stanchezza che comunque subentra dopo un tempo prolungato di concentrazione.
Il cervello umano è l’organo che consuma la maggior parte di energia rispetto al suo peso: rappresenta meno del 2% del peso corporeo ma consuma mediamente il 20% dell’energia totale.
La particolarità è che questo consumo energetico non sembra dipendere dalla funzione cognitiva più o meno complessa che si trova a svolgere.
Come mai allora ci sono attività che ti vengono più spontanee, e sembrano quasi non richiederti alcuno sforzo, mentre altre invece sembrano esaurirti velocemente?
Non è detto che sia una questione di conoscenze o abilità (o almeno non solo); il più delle volte si tratta di vere e proprie attitudini personali: è il tuo stile di management personale che fa sì che le diverse attività del tuo ruolo abbiano su di te un diverso impatto.
Le Neuroscienze, ed il Neuromanagement in particolare ti aiutano a scoprirlo e valorizzarlo, per utilizzare al meglio le tue energie nel corso della giornata lavorativa e svolgere le diverse attività che devi compiere mantenendo alta la tua produttività senza esaurire le tue energie mentali.
Cambiando l’ordine dei fattori… tutto cambia
Forse ricordi che per alcune operazioni della matematica vale il principio per cui scambiando l’ordine dei fattori il risultato non cambia (vale ad esempio per la somma e la moltiplicazione 😉); quando però parliamo di come organizzare la tua giornata lavorativa non è più così.
L’ordine in cui ti occupi delle diverse attività può fare la differenza.
Tutto dipende dal tuo stile di management: è questo infatti che determina quelle attività che ti vengono più facili, che ti risultano più familiari, e per questo tendi istintivamente a dare loro la priorità.
Ci sono persone particolarmente propense ad esempio verso i processi logico matematici, altre invece per le attività di relazione: modalità di funzionamento individuali che sono in larga parte determinate dalle preferenze cognitive, ovvero dal diverso modo di utilizzare le risorse del cervello.
Le predisposizioni individuali possono manifestarsi naturalmente già dalla nascita, ma sono anche il frutto del percorso personale: la somma delle esperienze individuali professionali, di studio e formazione e più in generale di vita, plasmano le connessioni neuronali e nel corso degli anni portano a determinare il modus operandi personale.
Ti racconto l’esempio di un mio Cliente, libero professionista molto appassionato del suo lavoro, di cui ama sopratutto il curare il rapporto con i Clienti e sviluppare progetti innovativi, organizzando il lavoro del suo team per la loro esecuzione.
Tra le tante cose di cui però dovrebbe occuparsi nella gestione della sua attività c’è anche il controllo di gestione; ha anche seguito con interesse un corso per acquisire gli strumenti necessari, ha perciò le giuste competenze per farlo.
Per questa attività però non sembra trovare mai il tempo: la rimanda sempre per finire ad occuparsene solo quando non può più farne a meno, ovvero sotto scadenza.
Come mai?
Non è che non ne sia capace, ha imparato a farlo, sa come si fa, è che non gli piace occuparsene, è una attività che gli è poco congeniale, quindi anche non intenzionalmente, tende comunque ogni volta a rimandarla, a trascurarla, dando priorità ad altro.
E’ questo quello che spesso accade quando devi occuparti di attività che ti richiedono l’utilizzo di “muscoli” del tuo cervello che hai meno sviluppate di altre; tendi naturalmente ad utilizzare prevalentemente quelli che hai più sviluppati e che sono quindi più parte di te, ed in qualche modo definiscono il tuo stile di management.
Per comprenderlo meglio utilizziamo le mappe del NeuroManagement.
Stili di management a confronto
Sappiamo che il Neuromangement individua 4 paradigmi (vedi articolo), corrispondenti agli stili cognitivi prevalenti, da cui discendono altrettanti stili di management: SPECIALISTA, INNOVATORE, RELAZIONALE, PRATICO.
In cosa si distinguono questi diversi stili di management:
SPECIALISTA = focus sugli Obiettivi, motivato dai risultati, tende all’efficacia ed all’efficienza; è lo stile che identifica su COSA concentrarsi per massimizzare il risultato, guarda al ROI delle attività.
Se questo diventa l’unico modo di funzionare può portare a perdere di vista gli elementi meno oggettivi e ciò che ritiene non utile al raggiungimento del risultato, ad esempio le relazioni, le Persone.
INNOVATORE = focus sulle novità, motivato dal cambiamento, guarda avanti cerca nuove prospettive; è lo stile che cerca il senso, il perchè delle cose, tende a dare la priorità alle novità (last in – first out), a mettere le sue energie sulle fasi di ideazione e strat up.
Se questo diventa l’unico modo di funzionare può tendere a tralasciare gli aspetti pragmatici dell’implementazione.
RELAZIONALE = focus sulle Persone, motivata dal sentirsi utile, mettendosi a disposizione dei singoli e dei team; il suo sguardo è rivolto prioritariamente alle Persone, singoli e team, all’impatto delle situazioni su di essi, al clima, alla comunicazione, alla partecipazione e condivisione.
Se è l’unico modo di funzionare può portare concentrare tutte le energie sugli aspetti relazionali con il rischio di perdere di vista gli obiettivi concreti, a favore del clima interno al team e dell’assenza di conflitti.
PRATICO = focus sul Fare in prima persona, motivata dal fare le cose bene utile, pianificando ed organizzandosi; è attenta al come le attività vengono svolte, a tutto ciò che le permette di eseguire le attività con metodo e precisione, eliminando l’incertezza e gli errori.
Se diventa l’unico modo di funzionare rischia di trasformarsi un eccesso di strutturazione che può ingessare nel mantenimento dello status quo.
Il tuo stile personale di management è la risultate delle diverse Porte di Entrata che caratterizzano il tuo profilo personale, e ti da’ una idea del tuo stile manageriale, ovvero delle tue principali attitudini, delle tue istintive priorità, dove va la tua energia e focalizzazione, di come tendi ad esprimere il tuo ruolo all’interno dell’organizzazione.
Cosa prosciuga o ricarica l’energia individuale
Il costo energetico richiesto per eseguire le singole attività del tuo ruolo manageriale non è lo stesso per tutte le diverse attività che devi compiere.
Quando svolgi attività che sono più in linea con il tuo stile manageriale, quelle attività che ti risultano più facili, le fai senza sforzo, ti vengono naturali, ti piacciono, ed in qualche modo occupartene per te ha senso, ti motiva, potremmo anche succedere che in qualche modo contribuiscano a ricaricarti.
Al contrario svolgere attività che invece insistono su aspetti che non fanno parte del tuo stile manageriale rappresenta per te un costo energetico, occupartene non ti viene naturale spontaneo, puoi farlo ma occupartene ti stanca velocemente.
Vediamo alcune delle attività quotidiane che puoi ricondurre ai diversi stili manageriali delle 4 Porte di Entrata:
SPECIALISTA = analizzare dati, studiare casi per capire, approfondire per sapere e conoscere, occuparsi della contabilità, predisporre budget, …
INNOVATORE = fare brain storming, ideare nuove strategie, fare sintesi, immaginare scenari, sviluppare nuovi progetti, …
RELAZIONALE = tenere riunioni, meeting, incontri a due, colloqui, confrontarsi, scambiare informazioni, occuparsi delle persone, rendersi utili agli altri, …
PRATICO = produrre di report, predisporre procedure, pianificare un progetto, organizzare una attività nel dettaglio, svolgere un compito ripetitivo con minuzia, …
Quando ti occupi di attività che sono coerenti con il tuo stile di management ti viene facile perché sei nella la tua area di comfort, per questo tendi a dare loro la precedenza.
Devi perciò fare attenzione a non caderci dentro involontariamente, soprattutto quando le tue priorità dovrebbero essere altre.
Se però vai con il pilota automatico il tuo rischio è di ritrovarti a fare quello che ti viene più spontaneo, perché ti costa meno fatica, invece di quello che sarebbe prioritario fare in quel momento: in questo modo non utilizzi al meglio le tue energie per essere produttiv@ e subisci il tuo stile manageriale.
Come equilibrare produttività ed energia personale
Se lasci scorrere naturalmente le tue energie, rischi di occuparti prioritariamente solo delle cose che preferisci fare, o che ti vengono più facili, trascurando invece quelle che dovresti fare.
A questo servono le basi del time management: a fissare bene gli obiettivi da raggiungere ed identificare le attività che maggiormente concorrono al loro raggiungimento, per dare a queste la corretta priorità.
Ma come puoi fare per mantenere alta la tua produttività senza esaurirti soprattutto quando svolgi le attività per te più energivore?
La strategia di pianificazione che puoi attuare deve proprio tenere conto di questo: del costo energetico che hanno per te le diverse attività.
Torniamo all’esempio del mio Cliente libero professionista, che nel corso della giornata deve occuparsi delle seguenti attività: tenere una riunione con dei Clienti, occuparsi della ideazione di un nuovo progetto , rendicontare un progetto terminato, dare un feedback di rinforzo ad un suo collaboratore, pianificare le attività della settimana successiva, fare una riunione con brain storming con un team.
Chiaramente queste diverse attività, richiedono attitudini tra loro molto diverse, ovvero insistono su diverse Porte di Entrata, per questo hanno un diverso impatto energetico sul Professionista.
Il libero professionista ha un profilo neuroscientifico caratterizzato da una prima Porta di Entrata INNOVATORE, è altresì presente nel suo profilo il paradigma RELAZIONALE, mentre i paradigmi PRATICO e SPECIALISTA sono poco presenti e svolgere le attività che insistono su questi ha per lui un costo energetico rilevante; per il suo stile manageriale quindi le diverse attività della giornata hanno il seguente impatto:
| attività | Porta di Entrata | Effetto sulle energie |
| Riunione con Clienti | RELAZIONALE | consumo modesto |
| Ideazione nuovo progetto | INNOVATORE | ricarica energie |
| Rendicontazione progetto terminato | SPECIALISTA | consumo ALTO |
| Feedback di rinforzo a collaboratore | RELAZIONALE | consumo modesto |
| Pianificazione attività | PRATICO | consumo rilevante |
| Riunione per brain storming | INNOVATORE | ricarica energie |
Se questo libero professionista lascia fare al suo istinto è facile che tenda a rimandare e non occuparsi delle attività che gli richiedono di ricorrere alle Porte di Entrata meno presenti nel suo stile di management (SPECIALISTA e PRATICO), con il rischio di non occuparsi né della rendicontazione né della pianificazione.
Ci sono diverse possibili strategie di time management che possono dare utili indicazioni, ma raramente tengono in considerazione lo stile di management personale e l’andamento energetico individuale nel corso della giornata.
Dobbiamo infatti considerare che nel corso della giornata il livello di energia e lo stato di attenzione / affaticamento variano e possono essere notevolmente condizionate dalle diverse attività che ti trovi a svolgere, dal momento della giornata in cui le affronti e dall’ordine stesso in cui le svolgi.
Eseguire a fine giornata, se sei con le energie al minimo, una attività che ti richiede un notevole impegno, potrebbe farti esaurire tutte le energie e farti uscire dal lavoro veramente spossat@.
Affrontarla invece nel momento della giornata in cui ti trovi in un picco positivo di energia (ad inizio giornata oppure dopo esserti adeguatamente ricaricat@ con una attività che ti piace molto) può metterti nelle condizioni migliori per farvi fronte.
Alternare nel corso della giornata momenti energivori a momenti di ricarica può permetterti di mantenere sufficientemente elevato il tuo livello energetico medio, garantendoti una adeguata produttività senza esaurire completamente le tue energie.
E’ chiaro che nel corso della giornata vanno programmati anche momenti di recupero, che servono sia a reintegrare gli zuccheri consumati dall’attività cerebrale, sia per defaticare gli occhi e permettere al sistema circolatorio di irrorare al meglio il corpo che è stato immobile per diverso tempo, di re-ossigenarti e recuperare l’attenzione che inevitabilmente decade quando affronti uno sforzo prolungato.
Se conosci il tuo stile di management e riconduci le tue attività quotidiane alle Porte di Entrata che ti richiedono di attivare, allora puoi pianificare le tue attività giornaliere per utilizzare al meglio le tue energie per non trovarti a sera completamente esausto.
Questo è tanto più importante quanto più sei sotto pressione.
Sai cosa accade nel cervello quando sei schiacciat@ dal peso delle tante cose da fare e dalla pressione delle urgenze?
Quando il cervello va sotto stress si attiva un incredibile meccanismo di difesa che tende a salvaguardare le energie, per cui diventi ancora più reattiv@, e per risparmiare energia istintivamente ti rintani nella tua area di comfort: tendi a dare la priorità alle cose che ti risulta più facile fare, indipendentemente che queste siano la reale priorità del momento, esasperando quindi una tendenza naturale comunque sempre presente.
Dalla conoscenza del tuo stile di management può discendere un diverso modo di utilizzare le tue energie per massimizzare la tua efficacia e ricaricarti quando serve, senza correre il rischio di andare in riserva.
Identifica le attività che ti consentono di ricaricarti e pianificale nelle tue giornate come vere e proprie stazioni di rifornimento energetico cui attingere nel corso della giornata.
A questo servono le mappe del Neuromanagement: a conoscere meglio sé stessi per valorizzare maggiormente il proprio stile ed allenare nuove abilità.
Con il Neuromanagement approfondiamo la conoscenza dei meccanismi di funzionamento del cervello per dare ai manager semplici mappe e strumenti immediatamente applicabili per sviluppare nuove abilità ed ampliare lo stile manageriale individuale per gestire al meglio .
Approfondisci il Neuromanagement e le sue potenzialità: iscriviti ai workshop gratuiti on line, una occasione per scoprire come funzioni e come utilizzare al meglio le tue qualità già presenti e potenziali.
Riferimenti bibliografici:
* Neurofitness, Katherine Benzinger, ed. Le Lettere